Persónuverndarstefna

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru sérhverjar persónugreindar eða persónugreinanlegar upplýsingar sem beint eða óbeint má rekja til tiltekins einstaklings. Lög um persónuvernd gera strangari kröfur um meðferð viðkvæmra persónuupplýsinga. Þannig flokkast meðal annars kynþáttur, þjóðernislegur uppruni, stéttarfélagsaðild og trúarbrögð til viðkvæmra upplýsinga. 

Tilgangur vinnslu

 Persónuupplýsingar eru notaðar í eftirfarandi tilgangi:  

•  Til að upplýsa viðskiptavini um nám sem þeir hafa áður skráð sig í með símtölum, tölvupósti eða sms.
•  Til að afgreiða umsóknir um nám hjá Mími
•  Við framkvæmd viðskipta, s.s. í tengslum við útgáfu reikninga og bókhaldskerfi.
•  Til að bóka tíma hjá náms- og starfsráðgjafa.
•  Til að halda utan um námsferla og viðveru. Upplýsingar eru vistaðar í Innu sem er aðgangsstýrt nemendabókhaldskerfi.
•  Til að gefa út prófskírteini.
•  Til að viðhalda góðri þjónustu og gæðastarfi með útsendingu á gæðakönnunum til viðskiptavina.
•  Þegar einstaklingar hafa skráð sig á vefsíðunni www.mimir.is í tengslum við markaðssetningu, s.s. til að fá tilkynningar um nýjar námsbrautir og námskeið, enda hafi áður verið veitt samþykki fyrir slíkri notkun. Hægt er að afþakka slíkt kynningarefni hvenær sem er með tölvupósti á mimir@mimir.is. 

Tegund upplýsinga

 Þær persónuupplýsingar sem Mímir vinnur með eru:

• Nafn
• Kennitala
• Þjóðerni
• Símanúmer
• Netfang
• Heimilisfang
• Greiðslukortaupplýsingar
• Upplýsingar um einkunnir og/eða viðveru

Þegar viðskiptavinir sækja þjónustu sem fjármögnuð er að hluta úr fræðslusjóði (námsleiðir framhaldsfræðslunnar, náms- og starfsráðgjöf og raunfærnimat) er einnig óskað eftir upplýsingum um:

•  Kyn
•  Stéttarfélagsaðild
•  Menntunarstig

Ástæða fyrir söfnun viðkvæmra persónuupplýsinga, s.s. um stéttarfélagsaðild, er vegna samþykkta sem gilda um Mími, þar sem þjónusta Mímis getur verið niðurgreidd fyrir félagsmenn tiltekinna stéttarfélaga. 

Í ákveðnum tilvikum eru persónuupplýsingar gerðar ópersónugreinanlegar til að halda yfirlit yfir tölfræðilegar upplýsingar í tengslum við starfsemi fyrirtækisins. Slík gögn teljast þá ekki lengur vera persónuupplýsingar.

Hvaðan koma upplýsingarnar?

Upplýsingar koma frá nemendum sjálfum þegar þeir skrá sig í nám í gegnum vefinn www.mimir.is. Þá koma upplýsingar frá nemendum sjálfum með tölvupósti eða símtölum. Einnig frá fyrirtækjum og stofnunum sem sækja þjónustu til Mímis fyrir sína starfsmenn eða skjólstæðinga. 

Heimild fyrir vinnslu

Vinnsla tiltekinna persónuupplýsinga er nauðsynleg vegan framkvæmdar þeirrar þjónustu sem Mímir veitir. Þegar nemendur skrá sig í nám hjá Mími og nemendur haka við yfirlýsingu þess efnis að þeir hafi kynnt sér persónuverndarstefnuna við skráningu í nám á vefnum.

Skriflegs samþykkis fyrir vinnslu er aflað þegar nemendur koma í viðtöl hjá náms- og starfsráðgjafa og byggist þá vinnslan á 1. tölulið 9. greinar laga nr. 90/2018 eða 11. gr. sömu laga.

Vinnsla tengd útsendingu kynningar- og markaðsefnis byggir á lögmætum hagsmunum Mímis og byggir á 6. tölulið 9. gr. laga nr. 90/2018. Er þess gætt að slík vinnsla skerði ekki réttindi og frelsi einstaklinga til persónuverndar.

Vefsíða og póstlisti

Við heimsókn á vefsíðu okkar eru skráðar ýmsar nauðsynlegar upplýsingar um aðgengi og notkun. Þessar upplýsingar kunna að innihalda IP-tölur notanda. Þessum upplýsingum er einungis safnað af öryggisástæðum og fyrir bilanagreiningu. Vefurinn notar einnig vafrakökur fyrir nauðsynlega virkni, söfnun tölfræðiupplýsinga og fyrir deilingu á samfélagsmiðla, sjá nánar í vafrakökustefnu.

 Vinnsluaðilar sem vefsíðan notar fyrir tölfræðilegar upplýsingar og deilingu á samfélagsmiðlum:

 Google Analytics -  Umferð og tölfræðiupplýsingar  (Privacy Shield vottað).

 AddThis - Deila efni á samfélagsmiðlum

Vinnsla gagna í gegnum vafraökur fer fram svo lengi sem notandi lýsir ekki andstöðu sinni við meðferð upplýsinganna. Ef notandi óskar eftir að koma athugasemdum um meðhöndlun persónuupplýsinga á framfæri eða óskar eftir að persónuupplýsingum sínum verði eytt úr grunninum, skal athugasemdum komið til Mímis í tölvupósti á personuvernd@mimir.is.

Hægt er að skrá sig á póstlista á vefsíðu okkar, www.mimir.is til að fá fréttir, tilkynningar um nýtt nám eða annað kynningarefni. Ávallt er hægt afskrá sig af listanum með því að smella á viðeigandi hlekk neðst í hverjum pósti. 

Samfélagsmiðlar

Myndir úr skólalífi kunna að vera birtar á samfélagsmiðlum en ávallt er leitað samþykkis nemenda áður en slíkar myndir eru teknar og birtar. Myndir sem teknar eru af útskriftarhópum eru birtar á facebook og í sumum tilvikum á Instagram. Vilji nemandi ekki vera á slíkum myndum skal senda póst á personuvernd@mimir.is.  

Miðlun persónuupplýsinga

Mímir tryggir að persónuupplýsingar séu ekki afhentar óviðkomandi þriðju aðilum. Sérhver miðlun persónuupplýsinga á sér aðeins stað með samþykki viðkomandi eða er í samræmi við heimild í persónuverndarlögum eða annarri löggjöf.

Í sumum tilvikum munum við notast við þjónustuaðila og verktaka til að sinna þjónustu fyrir okkar hönd. Til að mynda sjá slíkir aðilar um vinnslu við debet- og kreditkortafærslur, útsendingu tölvupósts og hýsingu gagna.

Við höfum gert samninga við þjónustuaðila til að veita okkur svokallaða skýjaþjónustu. Skýjaþjónusta er netþjónusta sem gerir einstaklingum og fyrirtækjum kleift að nota hugbúnað og tæki hjá þriðju aðilum. Til að mynda felst slík þjónusta í varðveislu upplýsinga í netþjónum, tölvupóstþjónustu og veflausnum. Slíkir þjónustuaðilar hafa í gildi viðeigandi stefnur og verkferla til að tryggja að upplýsingar sem þeir meðhöndla séu varðveittar með öruggum hætti hverju sinni. Mímir notar sem stendur skýjaþjónustu þar sem upplýsingar eru varðveittar innan EES-svæðisins.  

Ef slíkir þriðju aðilar vinna með persónuupplýsingar þínar í tengslum við þessa þjónustu eru gerðir vinnslusamningar með það að markmiði að tryggja að öll vinnsla sé í samræmi við lög og reglur um persónuvernd. Þá skal tryggt að þær séu aðeins nýttar í þeim eina tilgangi sem fyrirmæli eru um og ekki í öðrum ósamrýmanlegum tilgangi. Þá tryggjum við einnig að þeir haldi trúnað um upplýsingarnar og/eða að upplýsingunum sé skilað til okkar þegar þeir hafa ekki lengur þörf á þeim.  

 Mímir deilir ekki persónuupplýsingum með fyrirtækjum, stofnunum eða einstaklingum nema:

 ·       Leyfi frá einstaklingi liggi fyrir

 ·       Af ástæðum sem byggja á samþykktum sem gilda um Mími og samningum við hagsmunaaðila félagsins

 ·       Af lagalegum ástæðum til að tryggja rétta málsmeðferð

Varðveisla persónuupplýsinga

Mímir starfar eftir lögum um framhaldsfræðslu nr. 27/2010. Samkvæmt 2. mgr. 13. gr. laganna er fræðsluaðila skylt að varðveita upplýsingar um það nám sem nemendur hafa lagt stund á og lokið og að veita þeim aðgang að þeim. Þá ber fræðsluaðila að senda mennta- og menningarmálaráðuneyti árlega skýrslu um starfsemi og hætti hann störfum skal senda ráðuneytinu upplýsingar um námsferil allra nemenda.

Upplýsingar eru vistaðar í Innu sem er aðgangsstýrt nemendabókhaldskerfi.

 Öryggisráðstafanir (upplýsingaöryggi)

Mímir leggur áherslu á trúnað og öryggi og er ætlast til að starfsmenn og verktakar fari með allar upplýsingar um einstaklinga sem trúnaðarmál og í samræmi við ákvæði laga og reglna um persónuvernd. Starfsmenn, verktakar og framkvæmdastjóri undirrita yfirlýsingu um þagnarskyldu og í tilteknum verkefnum, eins og náms- og starfsráðgjöf, gilda siðareglur viðkomandi starfsstéttar. Þagnarskyldan gildir áfram þó viðkomandi láti af störfum hjá fyrirtækinu. Þá eru undirritaðir vinnslusamningar milli Mímis og þeirra aðila, fyrirtækja eða stofnana sem annast vinnslu f.h. Mímis.

Réttur einstaklinga

Einstaklingar eiga meðal annars rétt á að fá staðfestingu á að unnið sé með persónuupplýsingar um þá, fá þær leiðréttar og eftir atvikum andmæli vinnslu þeirra eða fá þeim eytt. Óski viðskiptavinur eftir því að nýta rétt sinn skal hann senda rafræna beiðni þess efnis á netfangið personuvernd@mimir.is. Beiðnum verður svarað eis fljótt og hægt er og eigi síðar en innan mánaðar. Ath. í vissum tilvikum getur verið nauðsynlegt að sá sem leggur fram beiðni rafrænt sanni deili á sér til að fyrirbyggja að upplýsingar lendi í röngum höndum.

Ef vinnsla byggir á samþykki hefur einstaklingur rétt til að afturkalla samþykkið hvenær sem er. Afturköllun hefur þó ekki áhrif á lögmæti vinnslu fram að afturkölluninni.

Samskipti

Allar fyrirspurnir um meðhöndlun persónuupplýsinga og persónuverndarstefnu Mímis skal senda á netfangið personuvernd@mimir.is. Einnig er hægt að senda erindi til Persónuverndar ef upp kemur óánægja með vinnslu fyrirtækisins á persónuupplýsingum.

Breytingar á persónuverndarstefnu

Persónuverndarstefna Mímis er endurskoðuð reglulega og stefna fyrirtækisins er að vera eins skýr og berorð um hvernig persónuupplýsingum er safnað og í hvaða tilgangi. Mímir áskilur sér rétt til að breyta persónuverndarstefnunni hvenær sem er og án fyrirvara, til dæmis ef breytingar verða á lögum eða starfsemi fyrirtækisins. Ný útgáfa skal auðkennd með útgáfudegi á vef Mímis, www.mimir.is.